Warum das Kassenbuch so wichtig ist
Als gemeinnütziger Verein seid ihr gegenüber dem Finanzamt rechenschaftspflichtig. Das Kassenbuch belegt, dass alle Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß erfasst wurden.
Was gehört ins Kassenbuch?
Jede Transaktion:
Datum
Betrag (Einnahme oder Ausgabe)
Zweck (z.B. "Spende Schulfest", "Druckkosten Flyer")
Beleg-Nummer (Querverweis zu Quittung/Rechnung)
Aktueller Kassenstand
Belege aufbewahren
Zu jeder Ausgabe braucht ihr einen Beleg: Quittung, Rechnung, Eigenbeleg. Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Eigenbeleg: Wenn kein externer Beleg vorhanden ist (z.B. Standgebühr beim Flohmarkt), erstellt einen schriftlichen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
Häufige Fehler
Belege ohne Nummerierung — Querverweis geht verloren
Kassenstand stimmt nicht mit tatsächlichem Bargeld überein
Monatelange Lücken im Kassenbuch
Digitales vs. Papier-Kassenbuch
Excel-Tabellen sind ein erster Schritt. Vereinssoftware wie Förderino führt das Kassenbuch automatisch mit und generiert Kassenberichte auf Knopfdruck.
Die Kassenprüfung
Einmal im Jahr prüfen zwei unabhängige Kassenprüfer (nicht Vorstandsmitglieder) alle Unterlagen. Ihr Bericht wird auf der MV verlesen. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch macht diese Prüfung stressfrei.